商务工作的流程化与标准化


作者:李同超

来源:工程商务杂坛公众号

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以下为正文:


标准化和流程化,我相信大家都不陌生。

商务工作其实无时无刻不被流程左右,而企业设置流程的目的,就是为了实现标准化作业。比如,各大施工企业都有劳务分包、专业分包、供应商等的招采,都有完善的流程,为了提高效率,很多都将流程搬到了线上。如果不遵照流程进行工作,轻者造成工作延误,重者违规违纪。

同样的,发包方的工作流程也往往跟我们的商务工作息息相关,因此开工伊始,作为商务人员需要第一时间了解到对方的月报的流程、现场签证与索赔的流程、变更审批的流程,以及各级的权限(尤其是涉及费用的,各级领导都有限额)、是否有标准的表格等等,了解这些审批哪些是线上的哪些是线下的等等。如果对对方流程不了解,肯定会影响收款,变更、现场签证等迟迟审批不下来等情况,一再延误,可能会影响时效性。

前面提到,流程化的目的是为了标准化作业,但流程的设置,也大有学问,往往我们很多企业设置流程时,不考虑项目商务人员的承受能力,流程繁琐复杂,索要的资料繁多且不合理,有些表格设计的过渡信息臃肿。从格式上来讲,有的需要计算的表格却给个word格式,或者Excel格式汉字与数字混用,只能一个个的敲数字,不能实现Excel的运算功能,错了还不好复核。这些表格会在一个项目上重复成百上千次的使用,比如分供方的进度款申请书、结算书,每个分包每月请款一次,再把这个乘以几十上百家分供应商,再扩大到全公司所有项目,一个多耗费10分钟,想想这个数量级。另外,公司设置的流程以及配套的格式,应尽量的一次的考虑周全,不宜时时变动,即使发现这些表格有不合理之处需要改版,再发布新版时,老项目仍沿用老的格式,新项目启用新表格,不可一刀切,一刀切将导致老项目耗费大量的人力与资源去迎合这些变化,甚至导致文件系统紊乱。

站在项目商务人员的角度,既要要吃透公司的内部流程,也要吃透发包人的各种流程,这样避免重复劳动、避免延误工作造成分包合同长期无法下来,影响分包支付进而影响进度;影响对发包人收款、影响现场签证的、核价等超期限无法下来等等不良后果。不要嫌这些流程繁琐,不要试图对抗这种流程,这不是靠一己之力能改变的。

在某个项目,我们的负责招采合约的小同事,一份合同2-3月还签下不来,按照公司流程,合同不下来是无法给分包申请进度款的;试想项目工期极其紧张,现场大干快上,为了抢进度,中标通知书发了,分包已经进场施工,却无法签订合同,本身就是存在极大的隐患与风险,到了节点无法给分包支付进度款,将极大的影响分包商的积极性。后来我1~2天时间,与她对照公司平台上的各个板块,一一梳理,把劳务分包和专业分包的流程,从约标开始到合同签订完毕,共分六个板块八个流程,这些流程一部分是线下,一部分是线上,先把这些流程整理到她的笔记本上,后来又让人整理成思维导图【见附图1】,分析哪些流程是下一个流程的前置必要流程,那些流程是可以同步进行的流程,这些流程都需要哪些人签批,哪些额度是要到公司董事长的,哪些额度是公司总经理审批就可以的,至此以后,招采和签订合同的效率大幅提升。同样的道理,其他如物资采购、机械租赁的同样的梳理清楚。包括月度支付、结算等,都可以采用此方法。试想,一个经验不足的同事,面临如此复杂的流程,作为商务经理,不给Ta做全面的梳理、指导、引导,Ta如何去应付的了呢?

标准化

附图1

公司有公司的流程,但有很多公司流程无法覆盖的地方,就需要商务经理形成自己的工作流程,比如,笔者从2010年开始在项目推行自己总结的商务文件管理系统,这套系统不仅仅是文件格式和命名方式,包含有各种台帐,如业主收款台帐、现场签证(索赔)费用申请台帐、分供方支付台帐、以及各种文件的状态跟踪表等等,并将这套系统分项目在云盘中进行管理,每个项目的文件目录、文件命名以及格式基本统一,可方便随时随地查阅;这套系统在十数年中也经过多次的改版和调整,改版原则是老项目运行老系统,新项目运行新系统,避免造成紊乱。纸版也与电子版一一对应,由不同的责任人负责管理。关于文件管理各位看官可延展阅读公众号之前的文章。

1.工程商务纸版文档管理操作详解

2.把手教你如何在云端管理商务文档,从此告别一团糟!

在现场签证和核价的过程中间,也要善于应用自己的小流程去应对对方的大流程,例如在现场签证的过程中,需要采用各种小的技巧,去分析化解,不同的项目遇到的问题肯定不一样,遇到问题要内部形成合力,形成一个机制,针对一个项目可能会频繁出现的类似问题,形成项目部的小流程,以商务工作的小流程对抗对方流程。“对抗”不是“对立”。附图2 为笔者《中国特色索赔-现场签证操作手法》节选。

造价技能

附图2

综上,项目的商务经理,不可被日常的琐事缠身,陷入事务的泥潭中,而需要沉静下来,梳理对内对外的各种流程,掌握流程的每一个环节和步骤,掌握其运行的机制。我常说,做事要靠系统、靠框架,了解这些对内对外的流程,制定这些流程之外的小流程,其实就是培养自己工作和做事的风格,即可实现项目全员的标准化作业,更可大幅的提高团队的整体效率。

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