档案费明明白白列入造价——61号部令前瞻，这笔账该怎么算
造价人老李
官方认证权威媒体作者
2026-05-29
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2026年4月20日，住建部和国家档案局联合发布第61号令《城市建设档案管理规定》，今年9月1日起正式施行。旧版规定自1997年实施，沿用近三十年，本次属于全面修订。
为什么这条新规值得所有造价人重点关注？核心就是新规第十二条，明确将档案相关费用正式纳入建设工程造价。就这一条，理顺了行业多年悬而未决的费用争议。
老李干这行这么多年，头一回看到档案费被白纸黑字明确进造价。 今天就和大家聊一聊，新规核心变化、费用归属、计价方式，以及对项目招投标、结算、现场管理带来的实际影响。
一、以前为什么一直是笔糊涂账？
做过资料、现场管理的同行都清楚，项目从开工到竣工，资料工作贯穿全程。过程资料整理、竣工图绘制、档案装订、数字化加工，整套流程下来，人工、耗材、外勤等成本累加起来并不低。
结合全国多地执行情况，档案相关费用整体区间多在工程造价的 0.1%～0.5% ，具体数值因项目类型、所在地区、是否要求BIM归档存在明显差异。放到中型住宅项目上，这部分费用动辄几十万甚至上百万。
但过去很长一段时间，这笔费用始终没有明确列支渠道。建设单位普遍认为，档案整理是施工单位分内工作，费用已包含在合同总价中，不再额外支付；而施工单位签约时未单独计取，事后再申请增补也很难落地，只能自行承担，摊入企业管理费消化。
久而久之，档案费成了行业普遍的隐形成本，施工方承担额外支出，却没有合理的计价依据。
二、新规第十二条核心解读
新规第十二条内容不长，但影响深远：
工程建设单位应当将档案相关费用列入建设工程造价，及时收集、整理建设工程各环节文件材料，确保归档进度与工程建设进度同步。建设工程勘察、设计、施工、监理等单位应当根据建设进度，同步开展建设工程文件材料的收集和整理工作，并按照规定将符合归档要求的工程档案交付工程建设单位。工程建设单位应当定期督促和查验归档情况。
拆解成三点核心要求：
第一，档案费用正式计入工程造价
资料整理、数字化加工、竣工图编制等相关支出，不再是施工方无偿承担的隐形成本，需在项目预算中单列、专款专用。
第二，同步归档成为硬性要求
不再允许竣工前集中突击补资料，档案收集、整理工作必须和施工进度同步推进。
第三，建设单位承担主体管理责任
甲方作为总牵头方，负责统筹、督促、查验归档工作，不能简单把所有工作转嫁给施工单位。
除此之外，新规第十三条专门明确：建设单位需提前确定竣工图编制单位与对应费用，在竣工验收前完成竣工图编制。以往“谁出图、谁出钱”的扯皮问题，如今有了清晰依据。实操中仍存在部分项目委托施工单位编制竣工图的情况，对应的人工、制图、修改费用，也需按新规要求单独列支，不得无偿转嫁。
三、这笔费用在造价中归属哪个科目？
这也是近期同行咨询最多的问题，结合计价规则和新规要求，给大家聊清楚划分逻辑：
城建档案相关费用不计入建筑安装工程费，建安费主要对应工程实体建造、现场施工相关内容，档案服务属于项目配套服务，不构成工程实体。
费用主流归入工程建设其他费范畴，放在“与项目建设有关的其他费用”下，作为专项服务费单独列项。有两个关键点需要注意：
不宜并入施工单位的企业管理费、现场措施费；
也不宜混在常规建设单位管理费内（建设单位管理费多用于人员薪酬、办公、差旅等日常支出，档案费是专项服务支出，二者属性不同）。
新规仅要求将费用列入工程造价，未强制统一二级科目。如果强行归入管理费，结算阶段容易被审计提出质疑。最稳妥的做法，就是在工程建设其他费下单独列项，名称标注为 “城建档案专项费用” ，名正言顺，结算有据可依。各地计价细则有特殊规定的，按当地定额执行即可。
四、费用具体包含哪些内容？
结合各地档案管理要求与行业惯例，档案相关费用主要分为三大类：
档案整理编制费：工程资料收集、分类、审核、组卷、装订等工作产生的费用；
数字化加工费：纸质档案扫描、电子档案制作、系统挂接、OCR识别、元数据著录等；
声像档案制作费：开工至竣工全过程影像拍摄、剪辑、成品制作（多地已强制要求）。
各地计费模式差异较大：有的按建筑面积计价（如1.5元/㎡）；有的按造价比例计取（地上1‰、地下2‰，整体一般不超0.5%）；部分地区已放开实行市场定价。
另外，上海、广州等城市已要求同步移交BIM模型，对应的模型制作、整理、格式适配费用，同样归类为档案相关费用。
五、BIM与电子档案带来的新增成本
新规第五章围绕信息化建设作出规定，第十六条鼓励运用信息技术管理城建档案，第二十九条明确电子档案与纸质档案具备同等法律效力。
目前多地已落地细化规则：湖北2026年5月发布BIM文件归档技术导则，上海浦东新区也出台了BIM竣工资料归档标准，BIM模型同步移交，正在多地从“鼓励”转为地方常规要求（非全国强制）。
对应到造价工作，有三点需要重点琢磨：
电子档案制作有明确技术标准，扫描彩色模式分辨率不低于200dpi，部分地区要求达到300dpi及以上，外加OCR识别、元数据录入，都会产生相应成本；
若项目要求BIM归档，除常规建模费用外，模型整理、格式适配、档案挂接等附加成本也要单独测算，不能沿用传统项目计价标准；
按规定移交合格档案后，城建档案保管费用由财政统筹承担，项目无需额外支付保管费。
六、流程与时间节点硬约束
新规划定了全流程刚性节点，大家务必记牢：
竣工验收前：完成工程档案整理、组卷工作；
竣工验收备案前：正式向城建档案机构移交全套工程档案；
竣工验收备案后三个月内：移交项目后续新增档案资料。
建设周期长、体量大的项目，可申请分阶段验收、分阶段移交，具体执行要求务必提前咨询当地城建档案主管部门。
这里着重提醒一个关键逻辑链：
档案验收不合格 → 无法组织竣工验收 → 不能办理竣工备案
最终会直接影响项目交付与工程款结算。以往不少老项目因为档案滞后卡在回款环节，新规将该流程法定化后，前置约束会执行得更加严格。
另外，项目办理规划许可、施工许可时，档案部门会出具一次性告知书，明确归档标准与要求。建议妥善留存这份文件，作为项目档案管理的依据，提前排布工作节点，避免后期缺项漏项。
七、全生命周期档案管理，实操难点在哪？
新规第七条明确：城市建设工程档案实行全生命周期管理，这也是该概念首次在国家级城建档案规章中正式落地。
通俗来讲就是：档案工作不再集中到竣工阶段突击完成，必须和施工同步推进，资料随产生、随收集、随归档。
落地过程中主要有两大难点：
一是项目周期普遍较长，人员流动频繁，容易造成档案工作衔接断层；
二是勘察、设计、施工、监理等多家参建单位，文件格式、管理标准不统一，交接难度大。
建议开工前统一各参建单位的档案标准、交接流程，降低后期衔接漏洞。面对这些问题，新规也明确：建设单位要牵头制定管理制度，不能单纯依靠施工单位自主落实。
八、招投标与合同阶段实在建议
结合新规要求，从四个维度给大家几条实在建议：
1. 招标清单单独列项
在项目造价构成的工程建设其他费中，单独增设“城建档案专项费用”，可结合当地标准标注估算区间。明确列支渠道后，避免投标单位将费用打包进管理费，造成成本被无端压减。
2. 合同条款细化权责
不要只笼统标注“按规定移交资料”，需在合同中写清档案交付范围、质量标准、移交时限、各方责任，权责划分清晰，减少后期扯皮。
3. 节点纳入项目总计划
档案整理立卷是竣工验收的前置条件，必须纳入项目总体进度计划。建议在开工、基础、主体、装饰安装等关键阶段增设档案审查节点，竣工前再做全面复核，做到问题早发现、早整改。
4. 妥善留存验收文书
档案验收意见书是竣工备案的必备资料，务必完整留存，保证备案流程顺利推进。
九、总结与行动建议
61号令落地，核心变化可以总结为三句话：
✅ 费用有正规出处：档案相关支出正式列入工程造价，专款专用；
✅ 流程有硬性规则：推行边建设、边归档，杜绝竣工突击补资料；
✅ 责任有明确划分：建设单位负总责，档案验收成为竣工备案前置门槛。
9月1日新规正式施行，1997年旧版同步废止。
建议大家从现在就开始布局：先把在建项目档案现状摸一遍，新项目赶紧调整招标文件和合同条款，主动跟甲方把档案费列支这事说透。等行业全面落地后再行动，很容易陷入被动。
你在投标、结算中是否遇到过档案费用扯皮的问题？对61号令落地还有哪些疑问？欢迎在评论区留言，下期继续交流。
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