手把手教你如何在云端管理商务文档

商务文档管理的重要性不言而喻,一个项目的周期少则一年,多则数年,但项目竣工移交之后,商务工作并没有终结,结算工作往往要绵延几个月到数年不等。


如此长的时间跨度,现场项目部撤离、商务人员变动在所难免,对商务文档管理提出了更高的要求和挑战。最怕到结算关键时刻,才发现一份重要的成果不知所踪,或者离职人员没有进行无缝的交接,带走了所有的成果和数据。

正所谓“数据无价”,这一切都给我们的文档管理带来了风险和不确定因素,也给公司领导或商务总带来各种烦恼。本文将为你介绍怎样将纸版文件与电子版文件管理得井井有条,不受时间、空间、人员变动影响。

建立文档管理体系


不论纸版文件还是电子版文件,首先应该建立一套基本相同的体系。纸版文档和电子版的文档绝大部分是能够叠合的,即既有电子文件,也有纸版文件,如过程计量文件、现场签证文件、索赔文件、商务函件、分包合同文件、分包月结等;有些文件只有纸版文件,如设计变更通知单、业主的发函、监理例会纪要、专题会议纪要、指令单等;有些文件只有电子版,如现场照片、往来电子邮件、计量的成果(包括图形算量文件、套价文件等)等等。

从文件的来源进行分析,如果是商务部发起的文件,电子版都在商务部,如过程计量文件、现场签证、索赔、商务函件、分包合同文件、计量成果、分包结算文件、现场照片等。除了计量成果与现场照片因为特殊原因,是不可能全部纸质化的,之外的文档基本都有对应的纸版文件。项目部内部其他部门发起的文件,如施工组织设计、专项施工方案、除商务函件之外的其他函件、技术洽商、施工日志等,这些文件主要发起人是技术部、资料室、工程部,纸版和电子版都存在于相关部门。如施工组织设计、专项施工方案的纸版按流程会发一份副本到商务部,但其电子版如果没有主动发送,商务部还得主动索要归档。外部的资料,如业主发函、监理例会纪要、设计变更等等,发起方为业主方、监理公司、设计院等,有些文件可能只有纸版文件,需要归档并做好电子台帐。

根据法律常识,纸版原件的有效性远远大于复印件副本以及电子文件(未盖章的原始版完全无效、PDF扫描版相当于复印件)。有些电子文件是无法纸质化,但也能作为有效证据,如现场照片、视频文件、录音文件等。有些文件是重要的成果,虽然无法纸质化,但是却是项目商务人员的“命根子”,一旦丢失将会造成巨大损失,如图形算量的成果文件,是花费了商务人员通宵达旦奋斗和努力出来的宝贵成果。

综上,建立文档管理的架构和体系是首要任务。分享笔者2010年在某项目上建立的管理项目架构和体系如下:

图片

图一 点击放大查看原图

主要分如下几个版块:

A业主文件内、B分包文件类、C图纸/技术文档、D工程计量、E公司报表等等。

文件体系建立好后,电子文档依据图一的规范,建立项目一级文件夹\ABCDE二级文件夹\三级文件夹\……,直至具体文件。

电子文件规范化管理的好处是,作为公司(分公司)级别的商务经理或商务总,每个项目的商务文档都是统一、标准化的,商务经理(商务总)只要拿到全套电子文档,想查找任何资料都是可以快速定位到该文档。比如想要找到某份现场签证文件,只需在:业主文件\A2费用申请\A2.2签证费用申请中查找,节省时间,提高效率。同时,四级文件价中设置有各种台帐文件,比如对业主申报进度款的台帐、现场签证、变更费用申请台帐等,随时动态更新调整,保持状态最新。

现场商务部的纸版文件管理与电子文档一致,保存于商务部中,确保每个版块有专人负责、专人管理,需要另开篇章展开。

商务管理云端化


上节讲了文档的架构建立,在项目开始之初,便将文件管理系统设置齐备,包括各级文件夹的设置、台帐文档的设置,做好固定的模板,新项目伊始,只需按规范复制粘贴,修改名称就可以使用了。

项目进场后,项目商务经理还需要根据项目的情况,进行文件系统编号规则的制定工作,有的公司有文件系统编号的规范,可直接参照公司的规范,进行细化。业主函件、分包合同、现场签证、分包月结等的编号工作,都得形成一套系统规范,并给商务部所有人员进行好交底工作,以后大家就严格的按照编号规则操作,避免出现缺号、重复编号等现象,保证商务文档编号连续性、完整性、一致性。

前面的两个步骤都是为了实现商务文档云端化做准备。

大家知道,商务部人员少则三五个,多则十几人,电子文档资料分散在每一个人的手中,每个人的文件归档习惯不同。有的人文件管理井然有序,有的人电子文件乱七八糟,自己都找不到。即便有了上述的文件管理规范及系统,但文件仍然分散在商务部成员的个人手中。此外,如果有人离职,如果没有顺利交接文件,对项目后续的结算工作势必造成不可估量的影响。

为了解决这两个问题,2010年时笔者就在某项目整理好了管理规范,把所有的项目商务文档放在一个移动硬盘里面,谁要操作更新文档了,便直接在移动硬盘上面操作,这样虽然也能解决文件分散的问题,但有两个比较大的弊端,一是移动硬盘容易出现故障,导致数据丢失,二是大家不能同时操作文件。因此,在2012年的某个新项目中,笔者开始便将商务文档放于云盘。

经过多方对比后,笔者选择了亿方云(绝非软文),一方面是因为性价比,另外一方面其定制管理比较灵活,侧重与存储、共享、文件协作,并可设置简单的审批流,通过设置,商务经理可对项目部内部的合同审阅、变更签证费用申报的审核,很多公司都已经有线上的审批系统了,但这个简易的审批流是上报公司审批的前置流程,确保商务部成员发送到外部的文件,尤其是重要的合同或重大的现场签证和变更费用申请、重要商务函件等,已经过商务经理的审核和审阅。

放置于云盘带来了很多的增值服务,如可以对人员设置权限管理、分配不同的空间、重要的文档只可读不可编辑,除超级管理员外,所有人删除的文件都可以从回收站找回。员工离职,其账号下的文档可以一键回收。另外该云盘支持多系统多平台,手机、电脑都可以访问,超级管理员可以设置访问所有项目的文档,确保所有文件的管理权限都掌握在公司商务经理或商务总或公司主要领导手中,需要任何数据可以随时提取。可查看文件的修改记录,也可随时回溯到某个时间点的某个版本,避免误删误修改。

下图是某项目云端文档的示意图见图二:

图二

云盘建立起来了,商务文档的架构建立起来了,再根据每人的工作分工,对每个人的管理权限进行分工,避免出现误操作的情况(详见图三)。

图片
图三

商务文档云端化,解决了文档分散的问题,实现了文档的标准化、规范化,避免文档丢失篡改的风险。高级版云盘一个成员每年的投入也就480元/年,按3年10个人计算,一个项目的投入也就在14400元,这对一个合同额上亿的项目来讲,确实不是太大的投入,但却改变了大家文档通过微信传递的习惯,随时实时同步到云端,团队每个人员都能实时的更新项目的商务文档。

图片纸版文档电子化


有一部商务文档,在电子文档定稿打印后,最终以纸版的形式走各种流程。例如,一份现场签证或一份过程计量报告,确保已经走完所有的流程,签字盖章齐全,安排专人将其纸版扫描成PDF版并按规则命名,归档于电子文档定稿版文件夹中,再将纸版文件正式归档于文件柜,归档工作才画上句号。高清扫描的文件更便于传阅、携带、查阅、打印。现在很多的业主方除了要求提供纸版结算文件,还要求提供完整的电子版文件,申报结算时只需将文件系统中的扫描版整理好即可,避免在结算时,出现扎堆扫描、复印的情况。

图片总结


综合笔者多年多个项目的实际操作体验,商务文档云端化可以解决总承包施工企业项目商务文档管理现实中存在的各种问题,消除了商务部内部人员之间文档传递的隐患,既提高了团队工作效率,又防范了风险,投入也不大,值得大家推广使用。

*本文系李同超原创,独家来稿

转载务必申请授权,并注明作者与出处,违者必究

本文仅代表作者观点,仅供参考,如有异议,烦请留言


举报 5 收藏 分享
新干线头条是提供给用户的知识共享平台,新干线头条上的内容均由在平台上注册的用户发布,如您在新干线头条上发现违法或侵权内容,请 【立即反馈】 或拨打我们的投诉专线4000-960-166与我们联系。
热评
(作者) 内容检查中 未能发表

@ 
内容检查中 未能发表
暂时没有回复,收到回复时可在此看到并进行答复

还有0条回复正在审核中,请稍后回来查看

28条评论

网友评论 文明上网,理性发言,共同维护网络环境
选为热评 (作者) 内容检查中 未能发表

@ 
内容检查中 未能发表
暂时没有回复,收到回复时可在此看到并进行答复

还有0条回复正在审核中,请稍后回来查看