造价员个人数据库建立之【极简模式】

个人微信公众号“钟工造价屋”

一、    前言

前几天在广联达新干线【头条】版块发了一篇文章“造价员建立自己简易指标数据库的思考”引起了不少同行朋友的兴趣,有些朋友也在询问何时把模板文件发出来。因为自己手头上也有工作在处理,所以没办法马上的发出来给大家共享,也请大家见谅!我计划本月内将“个人数据库建立之【极简模式】”录制成课程视频免费发布到“广联达新干线建筑课堂”,到时把文件和案例等以附件的形式随课堂视频供大家下载。

相信不少造价朋友在日常工作中都做过指标,特别是咨询单位的朋友,但基本不是为了自己而做,都是为了他人而不得不做,换句话说这些数据变成了一堆的“死数据”,也成为了我们“苦逼”造价工作的一个“痛点”,我认为痛在以下几点:

1.目前造价人员编制指标的动机往往是甲方要求做,以完成任务式的态度进行编制,基本上是用完即抛,个人是怀着抵触心理;

2.编制指标工作繁琐易错,工作量大,且往往是处于项目后期,造价人员已身心疲惫;

3.指标准确性因无汇总过程无法核对准确性;

4.没有适合个人累积数据的模板和工具,即便是有累计指标的习惯,也因为没有合适的思路和方法而不能发挥更大的作用;

5.因为上述原因,个人很难对自己的数据进行有效的累积和使用,不能更好的洞察数据之间的逻辑关系,所以很难通过数据发现问题,所以也就对此工作没有兴趣,甚至视为一种负担,导致个人或公司的数据积累工作变成了一种完成任务式的要求。

从以上的分析可以看出,合适的思路和简单的工具是关键因素,如何让数据“活起来”也是提高指标分析成果质量的重点,下面我分享一下我自己在这方面的思路以及自己编制的工具。

1、指标编制和使用思路

个人数据库的建立通过两个步骤进行:

第一个步骤:使用“数据收集工具”表格进行数据收集和分析;

第二个步骤:通过“数据累积工具”表格对已经完成编制的“数据收集工具”表格的数据进行累积,从而实现个人数据累积的目的;

部分需要分工合作的项目,也可以通过“数据累积工具”表格对不同人员编制的“数据收集工具”表格的数据进行汇总,最后再汇总进入团队的数据库中;

            数据累积与交互示意图           

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把指标编制的流程模板化的目的是方便后期其他项目的使用,也可以借助计算机处理一些机械重复的工作(我利用数据透视表、图表可视化、函数等软件自带功能实现了数据的提取和分析工作,同时用vba实现批量提取数据和自动化,但由于自己的水平所限,在呈现效果和效率上还是存在不足,也请大家见谅!);

同时借助模板表格将指标编制的业务逻辑整合到表格中,方便维护,也方便新手更容易掌握和使用,在使用中慢慢的理解编制和使用方法,帮助新手能够快速编制指标和积累自己的指标数据;

指标编制过程的数据可以复核修改,确保数据的逆向查找;

利用数据可视化功能将数据以图表形式呈现出来,直观的反应出数据之间的关系,方便下一步的数据分析和使用工作,真正让数据“活起来”;

因为有了合适的指标收集工具,能够在根本上统一团队成员的作业习惯,进而保留团队经验,团队的经验又可以给团队成员在下一次成果复核中提供数据参考,让整个指标编制工作形成系统化,指标收集完成后不再是工作的最后一步,而是系统中的一个点,时刻可以为下一次工作提供支持;

另外,复核工作也可以利用指标成果作为工具来进行,让复核工作前置到编制阶段,使编制人员自检工作更加有目的性,至少使一些低级错误在前期都能消除,提高自检的质量和效率。

2、本次分享案例的适用范围

适用于造价员自用的造价指标数据收集和分析以及累积,强调的是简单易用,我认为高端的和复杂的那是软件公司的事情,我们关心的仅是用电子表格就能搞定的事情,文件一拷贝,复制到其他电脑就能立马使用那种

本次分享的案例是一个不带地下室的土建工程毛坯标准项目,有栋相同类型不同建筑面积的单体;

案例文件采用广联达GCCP 6.0进行计价,案例中提供的报表模板也是仅能使用于该版本中;

工具的制作使用:office excel 2016或以上版本我的是2016版本(如果使用wps的朋友可能使用不了vba制作的相关功能)。

重要的提醒:用VBa二次开发的功能,运行后会不能撤销,所以在运行前请一定记住先保存文件,或把重要文件做好备份,切记,切记,切记!!!


二、    指标编制模板的介绍

(一)指标内容

根据上文所述,我们本次的分享是针对土建工程的毛坯标准,所以我制定了以下指标内容,这些指标内容即作为指标模板收集指标的字段名称,也作为指标收集时的匹配关键字,其内容有:砌体、钢筋、混凝土、钢砼比、模板、楼地面、内墙面、外墙面、天棚面、门、窗、防水、屋面、外脚手架、内脚手架、满堂架、垂直运输;

在选择统计指标时需注意以下问题:

1.其中“钢砼比”是利用透视表直接计算得出,其他数据均需要在各自的单体中提取;

2.这里大部分指标在编制的时候并没有太多的难度,基本上就是累计之后除以建筑面积即可。但是其中的内墙装饰部分和防水部分因为清单是以平方米为单位,而且部分做法在编制清单时是把做法拆解成几个清单来计价

3.例如把楼地面分解成块料面层清单和抹灰找平层清单,则需要注意在统计时只需要对其中一个进行统计,而不要都计入到楼地面的指标量中,避免重复计算而导致指标偏高的现象;

4.天棚面不区分吊顶或抹灰、油漆,但如果有两层做法,仅统计一层;

5.外墙面不区分块料或抹灰、油漆,但如果有两层做法,仅统计一层;

6.屋面仅统计屋面层的面积;

7.防水统计所有部位的防水面积,包括屋面防水;

8.内脚手架仅指按建筑面积计量的里脚手架;

9.外脚手架仅指外墙的综合脚手架,不含单排架;

个人强烈建议清单编制人员在编制清单时第一时间将指标内容输入到清单的“备注2”中,理由如下:

1.可结合我提供的广联达报表模板可以直接导出可供自动化处理的指标基础表格,后期统计指标时可以实现自动化一键完成;

2.由清单编制人员进行指标内容的设定也是最合理的,只有他才最清楚如何提取指标内容,如由其他计量人员代为提取不仅效率低下也容易产生错误;

3.如果由于图纸修改或其他原因需多次反复编制指标,则其节省的时间将更多,错误发生几率也会降低;

4.如果该计价文件作为团队的模板计价文件,那下次新项目的指标内容仅需进行微调,也能进一步提高效率。

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 (二)报表结构

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(三)报表功能介绍

1.根据数据表中已设置的指标标签汇总并统计各工程量指标到技术指标明细表中;

2.根据技术指标明细表中的数据利用透视表自动生成技术指标分析表;

根据经济指标表中工程名称列的数据自动生成空白的数据表并改名为已输入在工程名称列的名称;

3.自动化模式下可以自行对待处理文件目录下的导出表格进行清洗后将数据导入本文件相同名称的数据表

自动化模式下在导入数据表后会自动刷新技术指标分析表以完成指标分析;

4."经济指标表中的分析图表会自动根据最新的数据范围自动刷新;

技术指标明细表中的图表可以根据选择显示钢筋及钢砼比其他指标内容

(四)操作指引

方式一自动化操作流程

1.将工程项目信息填入经济指标表中;

2.使用我提供的指标导出报表含合价).RPT"报表导出并保存每个单位工程的数据表要求在计价文件备注2"填入指标标签汇总属性),并且确保这些数据表是以经济指标表中工程名称列所填写的工程名称命名否则将因无法匹配而提取数据失败;

3.把导出的每个单位工程的“数据表”拷贝到与本文件同目录下的名为待处理文件的文件夹中;

4.点击目录工作表中自动化一键生成指标按钮并稍等片刻程序运行完毕后会弹出对话框提醒操作完毕"(备注程序运行时会先把技术指标明细表中旧数据先删除掉同时判断数据表是否与当前工程名称同名如果不同名则会先删除以前旧的数据表

方式二半自动操作流程

1.先将工程项目信息填入经济指标表中;

2.点击目录工作表中生成空白数据表和技术指标明细表按钮以生成空白数据表技术指标明细表

3.将单位工程分部分项清单表的数据按照数据表要求粘贴进去;

4.当计价文件未将指标标签填写好时需要手动将每个单位工程的数据表汇总属性进行设置(通过下来菜单方式),一般在“汇总属性”进行设置即可,部分清单由于整合了超过一个指标内容,例如楼地面抹灰和防水都放在一个清单中,那么可以利用第二个“汇总属性”进行设置;

5.将技术指标分析中的透视表进行刷新以更新数据。

(五)报表使用主要功能与函数

1.IF-条件函数IFERROR;

2.IFERROR-条件容错函数主要功能在于如果返回数据是错误值时不显示错误值而显示空白或指定内容;

3.SUMIF-条件求和函数本表主要用于技术指标明细表中汇总各个数据表中相同指标标签的工程量;

4.INDIRECT-返回由文本字符串指定的引用函数本表主要用于技术指标明细表中跨表引用各个数据表中的数据;

5.条件格式-"经济指标表中的H-L如果不为空如果存在公式也视为有数据),则将该行涂色

6.透视表技术指标明细表进行透视分析呈现出指标结果;

7.数据可视化分析图表。

二、  指标的使用

这部分的内容写起来比较繁琐,也不直观,我计划在后期录制的视频中利用实际案例的方式给大家介绍一下我的应用方式,我相信大家很快就能明白的。

部分表格的截图


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三、总结

现在可以来回答文章开头所提出的指标编制和数据积累方面的痛点了:

痛点一:主要是个人兴趣问题,通过建立自己个人数据库并用于自己复核工作,把被动变为主动,从而解决了积极性问题;

痛点二:通过表格的函数、透视表和vba等技术手段,让指标编制和数据库积累提高效率,让造价人员从繁琐的工作中解脱出来,去思考数据间的逻辑关系进而改善成果质量;

痛点三:每次指标编制时,均将工程量清单作为数据表保存在数据提取工具表格中,随时可以核查指标提取是否准确,保证了数据的可追溯性,提高准确性;

痛点四;两个报表工具确保造价人员在各个阶段均能够提取和积累工具,同时还可以实现协同工作的需求;

总而言之,我希望通过我的思路和工具,让大家能够改变对指标编制的消极态度,提高积累数据的积极性和热情,让经验更好的沉淀,让数据更好的服务于造价员。


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